La gestión de la prevención de riesgos laborales debe estar integrada en la propia gestión de la empresa. Se debe partir de una política de prevención de riesgos en la empresa, que es conveniente que se exprese mediante una declaración de principios que incluyan los criterios que deben inspirar su actividad preventiva. Para lograr su máxima eficacia debe influir en todas las decisiones y actividades de la empresa y, particularmente, estar estrechamente unida a otras afines: medio ambiente exterior, seguridad patrimonial, seguridad industrial, etc.
Según la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, el empresario deberá realizar la prevención mediante la adopción de cuantas medidas sean necesarias.
El empresario planificará estas medidas de acuerdo con los resultados de la evaluación inicial de los riesgos existentes, debiendo destinar para ello los medios humanos y materiales necesarios.
Llegados a este punto, conviene distinguir entre la actividad de la empresa en sí, que tiene asumidos los principios de prevención y, por extensión, la política preventiva de la empresa
(por ejemplo, el departamento de contratas y compras, que deberá tener en cuenta lo que
más conviene a los objetivos de la empresa, incluidos los de prevención, las unidades de producción que seguirán unas instrucciones o normativa interna en materia de prevención, etc.) y la actividad preventiva especializada de la empresa, en cuanto a la evaluación de riesgos, el control de las medidas adoptadas, el asesoramiento en materia preventiva al resto de las unidades, etc.
Para este último objetivo, el empresario debe designar uno o más trabajadores para realizar tales actividades preventivas necesarias. Si por el tamaño de la empresa o por los riesgos existentes y su distribución en la misma, esto no fuera suficiente, deberá recurrir a uno o varios Servicios de Prevención, propios o ajenos, que en su conjunto adopten todas las medidas necesarias para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.
La regulación de los Servicios de Prevención en España, por medio del Reglamento de 1997, parte del reconocimiento de la diversidad de situaciones, dado el ámbito de aplicación universal de la Ley de Prevención. Concede mayor importancia a la actividad preventiva que a los medios para realizarla, permitiendo que la acción preventiva pueda estructurarse a través de diversas alternativas: uno o más trabajadores con funciones preventivas; constitución de un Servicio de Prevención propio; y el recurso a una entidad especializada externa a la empresa, acreditada por la Autoridad Laboral como Servicio de Prevención ajeno.
Deben considerarse, ahora, las diferencias entre los dos medios más significativos para realizar la actividad preventiva. Estos son: la designación de uno o más trabajadores con medios, capacidad y tiempo suficiente para la ejecución de la actividad preventiva; y el recurso a un Servicio de Prevención. En el primer caso, la acción preventiva es efectuada por uno o más trabajadores, de acuerdo con las necesidades preventivas de la empresa, sin que ello suponga, necesariamente, una dedicación exclusiva, pudiendo, incluso, ser compatible esta actividad con otras productivas propias de la empresa.
Los Servicios de Prevención, son algo más complejo, ya que se constituyen por un conjunto de medios humanos y materiales necesarios para realizar las actividades preventivas, que debe tener un carácter interdisciplinario. Como tal está obligado a asesorar y asistir no solo al empresario, sino también a los trabajadores, a sus representantes y a los órganos de representación especializados. Todas estas premisas y condiciones exigen una estructura organizativa apropiada.
La situación en el organigrama de la empresa debe ser lo más próxima a la Dirección y como staff a ella.
